CLOUDOVÝ DOCHÁZKOVÝ SYSTÉM

 

Co je cloud?

Cloud je trendem dnešní doby a to zcela oprávněně.  Přináší řadu výhod řešící dynamické a měnící se prostředí, přináší neustálý vývoj a řešení nároků na bezpečnost dat. Stále prudce vzrůstající pozice cloudových řešení jej předurčuje stát se standardem v práci s daty.

Cloud je prostorem k ukládání dat – síť serverů. Data jsou zde nejen přístupná odkudkoliv po přihlášení, ale navíc bezpečně uložena na rozdíl od ukládání na disky, flash paměti, nemluvě o vypalování. Takto je možné využívat programy, informační systémy, speciální aplikace a pracovat s daty prostřednictvím internetu.

Nabídka těchto prostorů na veřejném cloudu se rozrůstá. Docházkový systém iTA využívá cloud Microft Azure. Microsoft je lídrem v oblasti poskytování cloudové infrastruktury. Je prvním poskytovatelem cloudu splňujícím přísné požadavky a normy na bezpečnost dat a ochranu soukromí.

Proč řešit docházku v cloudu?

  • Bez drahého a složitého software
  • Nízké náklady na pořízení
  • Bez instalace a údržby IT infrastruktury
  • Bez potřeby vlastního serveru a jeho správy
  • Přístup k datům pomocí webového prohlížeče odkudkoliv
  • Terminály lze umístit kdekoliv na světě a spravovat v jednom systému
  • Vždy aktuální legislativa
  • Stále aktuální software
  • Bezpečné uložení dat

Jak funguje docházkový systém iTA?

Propracovaný docházkový systém iTA poskytuje svému uživateli širokou škálu funkcí a individualizaci systému:

  • Zaznamenání docházky
  • Nastavení pracovních pravidel
  • Přehledné grafické znázornění porušení pracovních pravidel
  • Automatické výpočty
  • Reporty a přehledy
  • Časové účty
  • Kalendáře státních svátků
  • Volba přístupových práv

Systém se uvádí do provozu bez instalace a nutnosti jiného HW, stačí pouze terminál a připojení do sítě internetu. Databáze je umístěna na cloudu a shromažďuje všechna data docházky z terminálů. Jiná aplikace na stejném cloudu umožní prohlížet, měnit, vykazovat a analyzovat všechny tyto údaje. Pro tuto činnost je vhodný jakýkoliv prohlížeč – bez instalace softwaru. Data  jsou uložena na serverech se zabezpečeným připojením a pravidelným zálohováním a jsou k dispozici všude, kde je internet.

V systému je možné nastavit strukturu a pracovní pravidla zaměstnanců tak, aby zcela vyhovovaly vašim potřebám a specifiku vaší firmy. Díky vlastnostem cloudu je snadné převádět zaměstnance mezi různými pobočkami v závislosti na aktuální pozici ve struktuře společnosti. Zaměstnanec může mít více „zařazení“, přitom každému „zařazení“ mohou být přiřazena různá „pracovní pravidla“.

cloudový docházkový systém schéma

Pracovní pravidla

  • definují soubor pravidel, podle kterých se hodnotí docházka zaměstnanců
  • základní doba – doba, kdy je nutné, aby byli zaměstnanci na pracovišti
  • placená doba – časový interval, kdy je výkon zaměstnance finančně hodnocen
  • pracovní čas – doba, kterou je zaměstnanec povinen denně odpracovat
  • definice přestávek pro zaměstnance
  • „Pracovní pravidla“ jsou propojena se „zařazením zaměstnance“ – mohou se měnit s pozicí nebo umístěním zaměstnance.

iTA systém používá časové účty pro vedení záznamů o přesčasových hodinách nebo nepřítomnosti. Lze definovat neomezené množství těchto účtů pro různé účely, jako jsou nemoci, dovolené, péče o děti, přesčasy, atd. Spolu s definicí účtu lze definovat pravidelné akce se zůstatkem účtu. Například přesčasy zaměstnance mohou být propláceny každý měsíc – pak se účet automaticky vymaže, nebo lze přesčasy sčítat v průběhu roku a kompenzovat je jinou cestou – pak lze použít ruční úpravu zůstatku na časovém účtu. Tyto speciální účty systému dávají možnost analyzovat důvod nepřítomnosti a sledovat přesčasovou práci či absence ve společnosti.

Klíčovým prvkem systému jsou samozřejmě přehledy a reporty docházky. Obrazovka absencí a vyhodnocení absence vám dává výbornou příležitost spravovat a plánovat absence vašeho týmu. Přehled zobrazí denně každou nepřítomnost (není odpracována celá určená pracovní doba dle pracovního pravidla) nebo jakékoli porušení pracovních předpisů – jako je nepoužití ID karty nebo pozdní příchod do práce. Každá taková událost je buď zvýrazněna a stručně popsána nebo barevně odlišena. Přehled lze rychle opravit přímo na obrazovce, nebo lze zkontrolovat všechny podrobnosti na záložce „Denní docházka“, kde se zobrazí všechna data z terminálů, spolu se všemi výpočty a nedodržením pracovních pravidel. Zde je možné upravit každou položku jednu po druhé. Obrazovka reportů umožňuje připravovat hlášení a vytvářet podklady pro účetní oddělení, zaměstnance nebo vedení společnosti. Dle nastavení je možné v přehledech sledovat vybrané údaje a významně tak zefektivnit přehled nad zaměstnanci a jejich řízení.

Do systému je možné zřídit několik úrovní povolení přístupu. Správce společnosti tak může provádět všechny úpravy a zásahy na všech účtech, správce týmu může provádět operace ve svém týmu a zaměstnanec získá oprávnění jen pro osobní účet. Ke každé této úrovní mohou být přiřazena další oprávnění pro jemnější rozlišení autorizovaných úkolů. Některým z vašich zaměstnanců mohou být poskytnuta práva zkontrolovat svou vlastní docházku, takže oprava může být konzultována okamžitě, čímž se šetří čas zodpovědné osoby.